Тайм–синдром как последствие информационного стресса в профессиональной деятельности

Теоретическое введение

Проблема управления дефицитом времени в деловой и личной жизни современного человека является актуальной и находится в центре внимания многих отечественных и зарубежных ученых, теоретиков и практиков, представителей различных научных школ и направлений [2–4, 6, 11–13, 15, 16, 19]. Один из экспертов по рационализации труда А. Макензи[9] опросил в течение своей консультационной деятельности тысячи менеджеров и пришел к следующим выводам – из ста менеджеров:

• лишь один имеет достаточно времени;

• десятерым требуется на 10 % больше времени;

• сорока менеджерам нужно 25 % дополнительного времени;

• остальным не хватает 50 % времени.

Успех каждого руководителя зависит не только от материально–экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем. Таким образом, хорошее управление временем всегда было важным искусством. И сейчас это становится особенно важным: широкое распространение реструктуризации корпораций, ускорение изменений, информационные перегрузки, необходимость сбалансированости производственной и личной жизни давят на менеджеров, предпринимателей. Не каждый может с этой нагрузкой справиться. Часто приходится слышать такие фразы, что времени ни на что не хватает, ничего не успеваю, в сутках мало 24 часов, и т. п. Едва ли найдется человек, который не хотел бы успевать больше и при этом «не сгореть», т. е. уметь сохранять оптимальный уровень физической и психологической активности в течение всего дня.[10]

По мнению П. Друкера [18]: «Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распорядиться ничем другим». Удачливые руководители обладают различными чертами характера и качествами, но одно качество объединяет их всех, они сознательно и системно используют свое время и освобождаются для выполнения истинно управленческих функций и для досуга. Решение нескончаемых управленческих задач стратегического и тактического характера практически целиком наполняет жизнь современного российского менеджера. В условиях современного общества умение эффективно организовывать время не просто полезно, а необходимо. От него зависит:

• достигнет ли менеджер своих целей в жизни;

• будет ли он укладываться в поставленные сроки;

• будет ли его работа продуктивной и приносящей удовлетворение или напряженной и разочаровывающей.

Отношение к времени и возможности его рационального использования во многом определяется индивидуальным временным горизонтом и поведенческой ориентацией человека.

Самоменеджмент, или тайм–менеджмент, – это организация субъектом собственной деятельности в виртуальной реальности, которая автономна и имеет свое время, пространство и законы существования. Управление психологическим временем предполагает использование технологий эффективной деятельности (мышления, памяти, творчества и пр.), когда за одно и то же физическое время делается существенно больше дел. Обычно же под тайм–менеджментом понимают повышение эффективности труда менеджера за счет рационального использования рабочего времени.

Перегрузка руководителя является следствием пересечения его многочисленных задач. Менеджер, как правило, должен решать сразу много вопросов. Следствие: неправильно выбираются приоритеты, второстепенные дела не перепоручаются (не делегируются), поведение менеджера, оказывается, слишком зависит от событий дня, он отвлекается на второстепенные дела.

Самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.

Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни. Чем выше рабочие нагрузки и хуже развиты умения тайм–менеджмента, тем больше вероятность так называемых информационных стрессов.

В. А. Бодров [5] выделил три группы причин формирования информационного стресса.

1. Непосредственные, которые служат объективно неблагоприятным факторам информационного взаимодействия человека и техники, источником экстремальной рабочей нагрузки и «пусковым моментом», начальным этапом развития стресса.

2. Главные, отражающие индивидуальные особенности субъекта деятельности, которые определяют возможности возникновения состояния стресса у конкретного индивида, механизмы его регуляции и способы преодоления (купирования).

3. Сопутствующие, которые способствуют возникновению и проявлению непосредственных и главных причин стресса, а также предрасполагают субъекта деятельности к развитию у него этого состояния.

К непосредственным (информационным) причинам относятся:

1. Семантические (смысловые): высокая субъективная сложность задачи; высокая ответственность задания; опасность ситуации; недостаточный контроль за ситуацией; неопределенность (неизвестность) оперативной ситуации; непредсказуемость развития ситуации; частичный или полный неуспех деятельности; противоречивость информации и т. п.

2. Операциональные: дефицит информации; избыточность информации; большой объем информации; низкая вероятность поступления значимой информации; нарушения ритма поступления информации и т. п.

3. Временные: дефицит времени; большая длительность воздействия рабочей нагрузки; аритмичность предъявления информации; неопределенность времени (неожиданность) поступления сигнала ит. д.

4. Организационные: низкая объективная вероятность предъявления информации; объективная неопределенность момента предъявления информации; неправильный выбор необходимой информации; отвлечение внимания; пропуск сигнала; объективная сложность задачи; совмещенная деятельность и т. п.

5. Технические: отказ системы; блокировка сигнала; маскировка или искажение сигнала; ложная информация, интерференция сигналов; противоречие информационных признаков ситуации; несоответствие сигнальных признаков информации и т. п.

Управление дефицитом времени в профессиональной деятельности занимает одно из центральных мест в теории и практике тайм–менеджмента. Как самостоятельное научно–практическое направление тайм–менеджмент стал развиваться сравнительно недавно, и в связи с этим имеется дефицит как психодиагностических методик, так и технологий обучения эффективным стратегиям преодоления ситуаций с информационными и временными стресс–факторами. Ниже представлены методики, позволяющие определить навыки управления временем и особенности переживаний его дефицита.

Методическое обеспечение

Тест «Персональная компетентность во времени»

Вводные замечания

Предлагаемый тест [12] дает возможность получить оценку индивидуальной компетентности во времени не только управленцам (в контексте ролевого ТМ), но и всем желающим (в контексте индивидуального ТМ).

Инструкция:вашему вниманию предлагается тест, позволяющий оценить сформированность у вас основных навыков управления временем и вашу компетентность во времени в целом. На каждый из вопросов можно дать один из трех возможных ответов: «да», «иногда», «нет». Пожалуйста, отвечайте искренне! Вопросы:

1. В любой работе я стараюсь иметь запас (резерв) времени, выделяю своего рода неприкосновенное время на всякий случай.

2. Я четко знаю свои долгосрочные цели, постоянно держу их в уме и периодически обдумываю способы их достижения.

3. Я регулярно использую делегирование, поручая другим людям выполнение важных для меня задач.

4. Я подробно планирую шаги, этапы достижения своих целей.

5. Я понимаю, что общение с друзьями в рабочее время – помеха, и стараюсь избегать таких ситуаций.

6. Я уважаю и ценю собственное время и стараюсь добиться уважения к своему времени и от других людей.

7. Для планирования своего времени я использую записи.

8. Каждый рабочий день я начинаю с определения того, что нужно сделать в первую очередь.

9. В своих делах я строго придерживаюсь установленных мною же сроков.

10. Я хорошо знаю собственные биоритмы и планирую свои дела с учетом своих «внутренних часов».

11. Я умею и стараюсь кратко говорить по телефону.

12. Я довольно настойчивый человек и обычно, несмотря на помехи и отвлечения, продолжаю работать по плану.

13. Перед началом любой работы я тщательно обдумываю ее, планирую, что мне может понадобиться, сроки и этапы работы и т. п.

14. Я умею говорить «нет» неожиданным делам и людям.

15. В конце рабочего дня я анализирую все, что произошло, обдумываю, что мне мешало, а что помогало вовремя выполнить работу.

16. Рутинные дела я стараюсь делать крупными блоками, быстро, словно потоком.

17. Я регулярно работаю с органайзером, записной книжкой и другими средствами, помогающими мне лучше управлять своим временем.

18. Я умею браться за любую работу быстро и решительно, без лишней «раскачки».

19. Даже случайные потери времени (вроде стояния в очереди) я стараюсь использовать с толком.

20. Я считаю, что отдых – это смена деятельности, его также надо планировать и продумывать.

21. Мне легко попросить помощи у других людей, в особенности если это поможет мне лучше распределить и спланировать мое время.

22. Обычно я легко понимаю, какие из моих дел являются наиболее важными и что их нужно выполнить в первую очередь.

23. Я имею четкое представление о своей будущей карьере.

24. Я ранее уже интересовался различными системами и методами управления временем.

25. У меня есть собственная система управления личным временем.

Обработка интерпретация результатов.За каждый ответ «да» присуждается 2 балла, за ответ «иногда» – 1 балл, за ответ «нет» – 0 баллов.

Для получения интегрального показателя «компетентности во времени» суммируются баллы за все вопросы.

Высокаяличностная компетентность в управлении временем – результат от 40 до 50 баллов.

Средняя(нормальная) компетентность в управлении временем – результат от 29 до 39 баллов.

Недостаточнаякомпетентность в управлении временем – результат меньше 17 баллов. Последнее указывает на то, что человек непродуктивно теряет драгоценные минуты и часы своей жизни или их «разворовывают» окружающие.

Тайм–синдром менеджера

Н. Водопьянова

Вводные замечания

Под тайм–синдромом менеджера мы понимаем совокупность переживаний дефицита времени в профессиональной деятельности менеджера при решении управленческих задач. Управленческая деятельность – сложная умственная (по объему аналитических, контролирующих и других управленческих функций) и коммуникативная деятельность, выполняемая в условиях неопределенности результата, угрозы финансового краха (потерь), ограничений во времени и др. В деятельности менеджера дефицит времени часто выступает как сильный стрессор.

В основе разработанного нами опросника лежат результаты наблюдения и пилотажного исследования о переживаниях менеджеров, связанных с дефицитом времени и плохим умением управлять рабочим временем. Первые три шкалы опросника базируются на концепции Е. Головахи и А. Кроника о психологическом времени личности. Авторы концепции выделяют три масштаба психологического времени: биографический, ситуативный и исторический[7].

Ситуативный масштабсвязан с непосредственным восприятием и оценкой коротких временных интервалов. На основе закономерностей, возникающих при восприятии и переживании человеком различных жизненных ситуаций, у человека может сформироваться система обобщенных временных представлений – это биографический масштаб,являющийся своеобразной концепцией времени личности в масштабе ее жизни. «Концепция времени личности отражает психологические закономерности, обусловленные реальным использованием времени жизни. <…> Индивидуальная жизнь в сознании человека не ограничивается рамками непосредственного существования, она рассматривается также и в историческом масштабе,когда события, происходящие до рождения индивида, и те, которые произойдут после его смерти, вовлекаются в сферу временных отношений и выступают условием формирования личностной концепции и непосредственных переживаний времени» [7].

В определенных ситуациях различные масштабы могут совмещаться.Так, например, ситуация, порождаемая переломными событиями общественной жизни, может привести к переживанию времени личностью в масштабе истории. Кроме того, исторический масштаб часто совмещается с индивидуальной концепцией времени в сознании выдающихся представителей искусства определенной эпохи. В критических жизненных ситуациях, когда в переживании нескольких минут или часов укладывается время всей человеческой жизни, происходит совмещение ситуативного и биографического масштабов. Таким образом, все три масштаба психологического времени – взаимосвязаны[7].

Проблема психологического времени в масштабе человеческой жизни получила теоретическое обоснование в работах П. Жане [9], К. Левина [14], С. Рубинштейна [18], Б. Ананьева [1]. В последние годы интерес к данной теме постоянно возрастает, увеличивается количество теоретических и эмпирических исследований в данной области.

Свойства психология времени (факторы переживания времени).

Е. Головаха и А. Кроник провели исследование переживания времени среди мужчин и женщин в возрасте от 28 до 42 лет. Факторизация результатов позволила им выделить три главных фактора переживания времени, которые были названы: континуальность – дискретность, напряженность времени, эмоциональное отношение к диапазону времени [7]. По мнению авторов исследования, эти факторы представляют собой основные координаты пространства переживаний времени, специфические базисные свойства психологического времени личности.

Фактор континуальности – дискретности времени.Дискретное время– это время, воспринимаемое как скачкообразное, прерывистое, раздробленное, с тенденцией к разнообразию; континуальное– плавное, цельное, непрерывное, с тенденцией к однообразию. Один и тот же человек в разных ситуациях может воспринимать время не только как континуальное, но и как дискретное. Таким образом, возможность переживания времени дискретным свидетельствует о том, что такие свойства времени, как монотонность и непрерывность, являются лишь частными характеристиками физического времени. При описании характеристик специфически личностных форм переживания времени одной лишь непрерывности оказывается недостаточно. Е. С. Кузьмин на основании проведенных исследований выделяет три типа личностив зависимости от восприятия времени как дискретного (континуального) и отношения к делу: стратеги, тактики, операционалисты. «Стратегидостигают высшего мастерства в своем деле, согласовывают свои действия с долговременной перспективой. Операционалистыполностью идут на поводу у ситуаций, часто не справляются с новыми задачами. Тактикизанимают промежуточное положение». По данным Е. С. Кузьмина, стратегов 10–20 %, тактиков – 5060 %, операционалистов – 15–20 %. При этом деление на подобные типы возможно не только в связи с отношением к делу, но и к жизни вообще. Так, жизненный стратег переживает время как непрерывное, связывает далекие друг от друга события, мыслит крупномасштабно. «Для стратега жизнь – это долгий, цельный жизненный путь, для тактика – сменяющие друг друга дороги, для операционалиста – запутанные, теряющиеся и прерывающиеся тропки» [7].

Фактор напряженности времени.По мнению Е. Головахи и А. Кроника, термин «напряженность» отражает временное содержание этого фактора. «Переживание напряженности – ключевая проблема психологии времени, поскольку с ним связаны загадки растяжимости времени, его субъективной скорости и событийной насыщенности» [7]. Известно, что гипнотическое внушение ускоренного времени приводит к состоянию повышенного внутреннего напряжения, тогда как внушение замедленного времени вызывает ощущение раскованности, запаса времени. Е. Головаха и А. Кроник делают предположение о существовании двух типов индивидуальных временных концепций. Люди с динамической концепцией воспринимают время сжатым, быстрым, насыщенным, организованным. «Это люди – живущие в «потоке времени», ощущающие его «пульс»» [7]. Другим людям, наоборот, свойственна статичная концепция, в соответствии с которой время воспринимается растянутым, свободным от суеты, пустотным, а потому не нуждающимся в организации. В подтверждение подобного разделения людей на два типа авторы ссылаются на исследование, проведенное в США, которое показало, что жителям небольших городков свойственна статичная («замедленная») концепция времени, а жителям крупных американских городов – динамичная («поспешная») концепция, обусловленная необходимостью наполнения времени «лихорадочной активностью».

Фактор эмоционального отношения к диапазону времени.В основе данного фактора лежит переживание времени, с одной стороны, как неприятно ограниченного, или как приятно беспредельного с другой стороны. Переживание ограниченности времени связано с целым спектром отрицательных эмоций. Это может быть и страх перед временем, и молчаливая печаль, и гнев, направленный против бессилия человека перед ограниченностью и скоротечностью собственной жизни. Переживание же беспредельности времени и положительных эмоций обычно связывают с жителями Востока или с порой детства и юности, еще не ведающей реальной ограниченности времени для осуществления всех надежд и стремлений. Головаха и Кроник высказывают предположение о том, что «.решающую роль в переживании ограниченности времени играет глубина будущей временной перспективы. Не случайно подлинный оптимизм присущ и индивидам, и социальным группам, которые согласуют свои устремления с отдаленной исторической перспективой» [7].

В разработанном опроснике «Тайм–синдром менеджера» делается попытка изучить переживания времени в ситуационном масштабе, в частности определить частоту переживаний дефицита времени при решении управленческих задач.

Опросник «Тайм–синдром менеджера»

Инструкция:вам предлагаются утверждения о переживаниях, которые могут возникать у вас в процессе работы или после нее. Прочитав внимательно каждое утверждение, следует поставить «+» в графе, соответствующей частоте подобных переживаний. Благодарим вас за участие в исследовании.

Тайм–синдром как последствие информационного стресса в профессиональной деятельности

Тайм–синдром как последствие информационного стресса в профессиональной деятельности

Примечание. * обозначен обратный вопрос.

Обработка и интерпретация результатов.Подсчитываются шесть показателей как среднее значение трех пунктов в соответствии с «ключом». Особенности переживания дефицита времени могут рассматриваться как по отдельным показателям, так и по общему показателю, равному сумме всех показателей.

«Ключ»

Пункты: 1–3* – показатель переживания ограниченности времени/дискретность времени.

Пункты: 4–6 – показатель переживания напряженности дефицита времени.

Пункты: 7–9 – показатель эмоционального отношения ко времени – эмоциональное переживание дефицита времени.

Пункты: 10–12 – показатель продуктивности использования личного времени.

Пункты: 13–15 – показатель зависимости от работы.

Пункты: 16–18 – показатель агрессии.

Ответы оцениваются: «всегда» – 4 балла; «часто» –3 балла; «иногда» – 2 балла; «редко» – 1 балл; «никогда» – 0 баллов.

Таблица 5.7

Шкальные оценки показателей тайм–синдрома менеджера (данные получены на выборке 100 менеджеров среднего звена)

Тайм–синдром как последствие информационного стресса в профессиональной деятельности

Опросник «Дефицит времени в управленческой деятельности»

Вводные замечания

Модифицированная русскоязычная версия была разработана нами на основе представлений Л. Зайверта о функциях самоменеджмента [10] и апробирована в группе менеджеров среднего звена (100 человек). По мнению Л. Зайверта, ежедневное решение разного рода задач и проблем – как ряд различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются в определенной последовательности. Подобный процесс самоменеджмента может быть представлен как своего рода «Круг правил», наглядно демонстрирующий связи между отдельными функциями самоменеджмента.

Методика позволяет оценить частоту переживания дефицита времени у менеджеров при решении разного рода задач и проблем управленческой деятельности. Она предлагает менеджеру, оценить, как часто он испытывает дефицит времени при выполнении основных функций менеджера (рис. 5.1).

Во внешнем круге обозначены следующие шесть функций.

Тайм–синдром как последствие информационного стресса в профессиональной деятельности

Рис. 5.1.Круг правил при выполнении управленческих функций (по Зайверту)

1. Постановкацели. Анализ и формирование личных целей.

2. Планирование.Разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности.

3. Принятие решений.Принятие решений по предстоящим делам.

4. Реализация и организация.Составление распорядка дня и организация личного трудового процесса в целях реализации поставленных задач.

5. Контроль.Самоконтроль и контроль итогов (в случае необходимости – корректировка целей). Во внутреннем круге расположена дополняющая функция.

6. Информация и коммуникации.Вокруг этой функции в известной мере «вращаются» остальные функции, поскольку коммуникации как обмен информацией необходимы во всех фазах процесса самоменеджмента.

Отдельные функции могут не следовать строго одна за другой, как это представлено в данной модели, а многообразно переплетаться. Недоработка одних функций ведет к психологическим переживаниям «давления» времени и как следствие – к информационному стрессу.

Инструкция:мы предлагаем вам принять участие в исследовании, целью которого является изучение дефицита времени у менеджеров.Пожалуйста, отметьте, как часто вы испытываете дефицит времени в нижеперечисленных ситуациях. Для этого поставьте в соответствующей графе знак «+».

Тайм–синдром как последствие информационного стресса в профессиональной деятельности

Обработка и интерпретация результатов.Особенности переживания дефицита времени могут рассматриваться как по отдельным показателям, так и по общему показателю, равному сумме всех показателей. Для этого подсчитывается сумма баллов по всем пунктам. Чем выше сумма, тем больше предрасположенность к развитию тайм–синдрома менеджера, хуже развито умение управлять рабочим временем. Анализ результатов можно производит по каждому из шести блоков показателей, которые рассчитываются в соответствии с «ключом».

«Ключ»

Пункты: 1, 2 – показатель дефицита времени при постановке целей. Пункты: 3, 4 – показатель дефицита времени при планировании. Пункты: 5, 6 – показатель дефицита времени принятия решений. Пункты: 7, 8 – показатель дефицита времени при реализация и организации.

Пункты: 9, 10 – показатель дефицита времени при выполнении функций контроля.

Пункты: 11, 12 – показатель дефицита времени для аналитической работы и коммуникаций.

Ответы оцениваются: «всегда» – 7 баллов; «очень часто» – 6 баллов; «часто» –5 баллов; «иногда» – 4 балла; «редко» – 3 балла; «очень редко» – 2 балла; «никогда» – 1 балл.

Updated: 06.02.2014 — 05:03

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *